Rambursarea TVA si riscul fiscal: coerenta datelor, o prioritate pentru companii

Noile reguli privind rambursarea taxei pe valoarea adăugată (TVA), introduse recent de Agenţia Naţională de Administrare Fiscală (ANAF), prevăd o extindere a analizei de risc fiscal, care permite autorităţilor să urmărească nu doar statutul fiscal al companiei şi al furnizorilor săi, ci şi diferenţele dintre declaraţii, datele din sistemele electronice de raportare şi evoluţia rambursărilor solicitate. În acest context, companiile trebuie aplice reconcilierea fiscală ca metodă de prevenţie, nu doar pentru o verificare la închiderea perioadei de raportare.

Modificările aduse procedurii de rambursare a TVA prin Ordinul ANAF nr. 1.123/2026 transmit un semnal important pentru mediul de business: analiza de risc fiscal devine mai amplă, iar coerenţa informaţiilor raportate de companii capătă o importanţă tot mai mare.

Dacă până acum atenţia departamentelor financiare era concentrată pe corectitudinea declaraţiilor, documentarea tranzacţiilor şi verificarea partenerilor comerciali, noile reguli evidenţiază importanţa unei abordări mai integrate. Nu mai este suficient ca fiecare document să fie corect analizat individual. Datele trebuie să se coreleze între ele, inclusiv cu informaţiile raportate prin sistemele electronice ale ANAF.

De la verificarea partenerilor la analiza întregului ecosistem de date

Una dintre schimbările relevante ale noii proceduri este că riscul asociat rambursării TVA nu este analizat exclusiv prin raportare la compania care depune solicitarea. Potrivit ordinului, analiza poate fi extinsă şi asupra furnizorilor care generează o parte importantă din TVA deductibilă.

În acelaşi timp, criteriile introduse vizează diferenţele dintre TVA raportată în decontul D300 şi informaţiile disponibile prin RO e-Factura şi RO e-Case de marcat, precum şi situaţiile în care suma solicitată la rambursare creşte semnificativ faţă de deconturile anterioare sau sunt efectuate regularizări importante.

Această abordare arată că analiza de risc nu se limitează la profilul fiscal al partenerilor comerciali, ci devine relevant şi dacă informaţiile declarate de companie coincid cu datele disponibile în sistemele fiscale, dacă există diferenţe care pot fi explicate şi dacă evoluţia poziţiei de TVA este susţinută de activitatea economică.

Cu alte cuvinte, relaţia comercială, documentele justificative şi datele raportate trebuie privite împreună.

Diferenţele dintre sisteme, la fel de importante ca documentele justificative

În practică, diferenţele dintre declaraţii şi sistemele electronice nu indică automat o eroare fiscală. Ele pot apărea din motive legitime, dar devin o vulnerabilitate dacă nu sunt identificate la timp, nu sunt reconciliate sau nu pot fi documentate rapid.

În astfel de situaţii, simpla existenţă a documentelor justificative nu este suficientă. Compania trebuie să poată demonstra, în mod coerent şi verificabil, întregul parcurs al unei tranzacţii economice, de la documentarea acesteia şi înregistrarea contabilă până la reflectarea în raportările fiscale, asigurând totodată reconcilierea şi justificarea eventualelor diferenţe între sistemele relevante.

Nu doar valoarea rambursării contează, ci şi explicaţia din spatele ei

Noile criterii acordă atenţie şi creşterii semnificative a sumelor solicitate la rambursare, precum şi regularizărilor care au un impact semnificativ asupra acestora.

O rambursare mai mare decât în perioadele anterioare poate fi perfect justificată economic. Poate reflecta investiţii în echipamente, extinderea capacităţii de producţie, achiziţii importante, sezonalitate sau dezvoltarea unor activităţi cu drept de deducere a TVA.

Din perspectiva managementului fiscal, este însă important ca explicaţia economică să fie susţinută de date şi documente. În cazul unei rambursări semnificative, compania ar trebui să poată prezenta o reconciliere clară a soldului solicitat, să identifice principalele tranzacţii care au contribuit la formarea acestuia şi să explice eventualele variaţii faţă de perioadele anterioare.

Aceeaşi abordare este utilă în cazul corecţiilor repetate ale erorilor materiale. Chiar dacă o corecţie poate fi justificată, frecvenţa acestora poate indica necesitatea unei revizuiri a proceselor interne, a controalelor contabile sau a modului în care sunt gestionate datele fiscale.

Ce ar trebui să facă departamentele financiare?

În acest context, reconcilierea fiscală ar trebui să depăşească verificarea punctuală a declaraţiilor înainte de depunere şi să devină un proces structurat, cu responsabilităţi clare şi documentarea diferenţelor identificate.

Înainte de a solicita rambursarea TVA, companiile ar trebui să reconcilieze decontul D300 cu evidenţele contabile şi jurnalele de TVA, să compare datele relevante din aceste documente cu cele din RO e-Factura şi RO e-Case de marcat, să documenteze regularizările şi variaţiile semnificative ale sumelor solicitate la rambursare, să evalueze furnizorii relevanţi şi să implementeze o soluţie care să permită urmărirea tranzacţiei de la documentul justificativ până la raportarea fiscală.

Aceste măsuri nu elimină riscul unei inspecţii fiscale şi nici nu garantează rambursarea într-un anumit termen. Ele pot însă contribui la identificarea timpurie a neconcordanţelor şi la pregătirea unei poziţii fiscale documentate.

Rambursarea TVA devine şi o temă de cash-flow

Pentru companiile care solicită rambursări semnificative sau recurente, implicaţiile nu sunt exclusiv fiscale. Verificările suplimentare pot influenţa momentul în care recuperează efectiv banii cuveniţi. Astfel, sumele solicitate la rambursare ar putea fi integrate în proiecţiile de cash-flow, aspect deosebit de relevant pentru companiile aflate în perioade de investiţii, pentru cele cu marje de profit reduse sau pentru entităţile a căror lichiditate depinde într-o măsură importantă de recuperarea TVA.

În acelaşi timp, responsabilitatea pentru pregătirea unei rambursări nu ar trebui să revină exclusiv echipei de contabilitate. Este necesară colaborarea dintre departamentele financiar, fiscal, achiziţii şi, după caz, IT, astfel încât diferenţele dintre sisteme să fie identificate şi remediate înainte de depunerea declaraţiilor.

O schimbare de perspectivă pentru conformarea fiscală

Noile reguli de rambursare a TVA nu înseamnă că orice diferenţă de raportare reprezintă o abatere sau că orice companie care solicită o rambursare importantă va fi supusă automat unei inspecţii fiscale. Identificarea unui criteriu de risc trebuie analizată în cadrul mecanismului procedural prevăzut de legislaţie.

Totuşi, direcţia este relevantă pentru mediul de business: conformarea fiscală nu mai poate fi privită doar ca o succesiune de declaraţii depuse la termen şi documente arhivate corespunzător. Companiile trebuie să fie pregătite să explice coerenţa datelor raportate şi să susţină, într-o manieră documentată, atât tranzacţiile efectuate, cât şi evoluţia poziţiei lor fiscale.

În contextul digitalizării accelerate, reconcilierea periodică a datelor devine un element esenţial al controlului fiscal intern. Pentru companii, provocarea nu se limitează la raportarea corectă a informaţiilor, ci presupune asigurarea coerenţei şi consecvenţei acestora între sistemele operaţionale, contabile şi fiscale, astfel încât datele raportate să ofere o imagine unitară şi verificabilă a activităţii economice.