Pachetul 2 de măsuri: Cum să eviţi inactivitatea fiscală a unei firme prin declararea corectă a domiciliului fiscal

În contextul fiscal şi comercial care se află într-o continuă schimbare, firmele se confruntă cu ameninţarea inactivităţii fiscale, iar antreprenorii trebuie să fie atenţi la respectarea domiciliului fiscal, la gestionarea sediului social şi la buna funcţionare a entităţii lor, conform unui comunicat transmis redacţiei.

Fenomenul cunoscut sub numele de „Cuibul de Fantome” a dus la declararea ca inactive a mii de societăţi, situaţie care ridică probleme serioase pentru mediul de afaceri. În 2025, antreprenorii trebuie să acorde o atenţie sporită modului în care îşi gestionează domiciliul fiscal şi obligaţiile declarative, pentru a evita pierderea codului de TVA şi blocarea activităţii comerciale.

Cum declari corect domiciliul fiscal şi care sunt consecinţele unei erori

În primul rând, este esenţial ca o societate să îşi declare un domiciliu fiscal real şi identificabil, într-o adresă la care organul fiscal (ANAF) poate face verificări. În legislaţia din România, dacă datele de domiciliu fiscal declarate nu permit identificarea entităţii sau conduc la situaţii de neclaritate, aceasta poate constitui unul din motivele pentru declararea ca inactivă. Conform Codului de procedură fiscală, art. 92 alin. (1) lit. b), dacă se "sustrage controalelor ... prin declararea unor date de identificare a domiciliului fiscal care nu permit organului fiscal identificarea acestuia”, firma poate fi declarată inactivă. Declararea eronată a domiciliului fiscal poate avea consecinţe, precum : pierderea codului de TVA, blocarea contractelor, neacceptarea facturilor sau chiar aplicarea de sancţiuni. De asemenea, un domiciliu fiscal greşit poate fi folosit de ANAF ca motiv procedural pentru declanşarea procesului de inactivitate fiscală, potrivit comunicatului.

O greşeală frecventă constă în declararea sediului social într-un apartament sau la o adresă care nu este folosită efectiv de firmă, unde nu se desfăşoară activitate concretă şi firma respectivă nu are prezenţă fizică, aspect care este identificat în controale. Numeroşi antreprenori consideră că pot utiliza adrese fictive sau apartamente pentru sediul social, fără a conştientiza că ANAF verifică cu atenţie coerenţa şi veridicitatea informaţiilor declarate. Este important să se respecte prevederile legale privind obligaţia de cooperare din Codul de procedură fiscală, art. 10, care impun contribuabilului să furnizeze date reale şi să coopereze în determinarea stării de fapt fiscală.

Inactivitatea fiscală - pierderea codului de TVA, blocarea contractelor şi riscuri pentru asociaţi

Inactivitatea fiscală declanşează procedura de declarare în inactivitate de către ANAF, conform art. 92 din Codul de procedură fiscală. În practică, există mai multe situaţii care pot conduce la acest statut. Una dintre cele mai frecvente este lipsa depunerii declaraţiilor fiscale pe parcursul unui semestru calendaristic, conform art. 92 alin. (1) lit. a. De asemenea, firma poate fi declarată inactivă dacă sediul fiscal declarat este nefuncţional sau neidentificabil, conform lit. b) şi c). Alte motive includ expirarea duratei contractului de sediu social, înregistrarea inactivităţii la Registrul Comerţului conform lit. d) sau lipsa organelor statutare, conform lit. f).

Consecinţele pot fi severe, pierderea codului TVA determinând faptul că firma îşi pierde înregistrarea în scopuri de TVA şi nu mai poate deduce TVA-ul aferent achiziţiilor. În astfel de situaţii, partenerii pot refuza colaborarea, contractele existente pot fi suspendate, iar plata la termen devine problematică. În practică, firmele incluse în fenomenul denumit „Cuibul de Fantome” au înregistrat frecvent blocaje comerciale semnificative.

Când şi în ce condiţii poate fi declarată inactivă o societate comercială

Potrivit Codului de procedură fiscală, art. 92, o societate poate fi declarată inactivă dacă se îndeplineşte cel puţin una dintre condiţiile de la alin. (1), literele a)-g). Acestea includ: a) lipsa depunerii declaraţiilor fiscale pe o perioadă determinată, b) şi c) sediul fiscal declarat nefuncţional sau neidentificabil, d) înregistrarea inactivităţii la Registrul Comerţului, f) lipsa organelor statutare ale societăţii şi g) expirarea duratei contractului de sediu social sau nerespectarea obligaţiilor legale privind acesta. Pentru ca declararea să fie legală, se aplică şi procedura prevăzută în Ordinul 3846/2015 privind declararea contribuabililor inactivi şi reactivarea lor. Mai mult decât atât, declararea ca inactivă nu poate interveni înainte de expirarea unor termene legale de notificare: de exemplu, în cazul lit. a) (omiterea depunerii obligaţiilor declarative), declararea nu se poate face înainte de 15 zile de la notificare organului fiscal privind depăşirea termenului legal de depunere a declaraţiei de impunere (art. 107, aplicabil în subsidiar), în cazurile lit. f) şi g), declararea poate surveni doar după 30 de zile de la comunicarea notificării referitoare la situaţiile respective.

Este important de menţionat că reactivarea se poate face, la cererea contribuabilului, dacă sunt îndeplinite cumulativ condiţiile de conformare: depunerea declaraţiilor restante, plata obligaţiilor, şi verificarea faptului că firma funcţionează la domiciliul fiscal declarat.

De asemenea, inactivitatea temporară înscrisă la Registrul Comerţului poate fi un motiv de declanşare a stării de inactivitate fiscală.

Aspecte esenţiale la înfiinţarea unei firme: cont bancar, capital social şi sediu fiscal valid

La înfiinţare firmă, elementele esenţiale care trebuie puse la punct sunt: capital social, deschiderea cont bancar şi sediul social sau domiciliul fiscal în formă legală. Un avocat consultanţă poate ghida clientul în procedura de înfiinţare firmă, înfiinţare SRL sau înfiinţare PFA, inclusiv în alegerea sediului social avocat, în găzduire sediu social sau în mutare sediu social.

Sediul social trebuie să fie o adresă concretă, să existe un contract legal (comodat, chirie, proprietate etc.), să fie compatibil cu profilul CAEN al firmei şi să permită controlul de către autorităţile fiscale. Dacă sediul social este invalid sau contractul expiră, firma riscă să fie declarată inactivă pe baza lit. g) din art. 92.

De asemenea, la înfiinţare firmă cu găzduire sediu social, este crucial să se verifice că societatea de găzduire nu creează situaţii conflictuale sau nedeterminabilitate, iar documentele justificative trebuie păstrate şi puse la dispoziţia ANAF sau Registrul Comerţului dacă este cazul.

Este important şi controlul asupra capital social minim, evitarea diminuare capital social fără proceduri legale, verificarea sediul social, deschiderea corectă a cont bancar şi actualizarea evidenţelor la Registrul Comerţului. Toate aceste măsuri sunt esenţiale pentru deschidere firme în condiţii legale şi pentru prevenirea riscului ca firma să fie declarată inactivă.

„În contextul noilor reglementări privind inactivitatea fiscală şi obligaţiile de raportare ale societăţilor comerciale, toate firmele trebuie să acorde o atenţie deosebită declarării corecte a domiciliului fiscal şi respectării termenelor legale. Nerespectarea acestor prevederi poate conduce la pierderea codului TVA, blocaje în relaţiile comerciale şi, în cele din urmă, la declararea firmei ca inactivă de către ANAF”, a declarat Dr. Radu Pavel, Avocat Coordonator.

Deschidere cont bancar se face pe numele firmei şi reprezintă un vector de legitimitate financiară. Capitalul social minim trebuie virat conform prevederilor statutului societăţii, iar dovada plăţii poate fi cerută de autorităţi.

În concluzie, în prezent riscurile fiscale pentru firmele româneşti sunt tot mai ridicate, iar procedura prin care ANAF declară firmele inactive, inclusiv fenomenul cunoscut ca „Cuibul de Fantome”, pune în pericol activitatea legală, codul TVA, contractele şi credibilitatea entităţii. Prin declararea corectă a domiciliului fiscal, prin alegerea unui sediu social valid şi funcţional, prin respectarea obligaţiilor declarative şi prin anticiparea potenţialelor riscuri, antreprenorii pot evita starea de inactivitate fiscală.