EY: De ce payroll-ul poate deveni următoarea zonă de control digital

În spatele fiecărui salariu plătit la timp stă mai mult decât un calcul lunar: contracte, beneficii, contribuţii sociale, impozite, pontaje, politici interne şi sisteme care trebuie să spună aceeaşi poveste. După SAF-T, e-Factura şi e-Transport, companiile ar trebui să privească mai atent zona de salarizare, adică payroll-ul. Nu există astăzi un proiect „SAF-P(ayroll)” în România, dar direcţia digitalizării fiscale arată clar că datele salariale nu vor rămâne mult timp în afara radarului autorităţilor, conform unui comunicat de presă remis redacţiei.

România a intrat deja în era conformării fiscale bazate pe date. SAF-T, transmis prin Declaraţia informativă D406, e-Factura, e-Transport şi schimbul tot mai amplu de informaţii între instituţii au schimbat profund relaţia dintre contribuabili şi administraţia fiscală. Nu mai vorbim doar despre declaraţii depuse la termen, ci despre baze de date, codificări şi reconcilieri care pot fi citite, comparate şi verificate mult mai rapid decât în trecut.

Întrebarea vine firesc: după contabilitate, facturare şi transporturi, cât timp va mai rămâne payroll-ul în afara acestei logici?

„Standard Audit File - Payroll” (SAF-P) este un standard al Organizaţiei pentru Cooperare şi Dezvoltare Economică (OCDE), publicat în aprilie 2010 de Forum on Tax Administration. El descrie o structură prin care datele de salarizare pot fi extrase din sistemele companiilor şi puse la dispoziţia autorităţilor sau auditorilor într-un format standardizat.

Dacă SAF-T priveşte, în principal, date contabile şi fiscale, SAF-P mută aceeaşi logică în zona salarială: angajaţi, venituri, impozit pe venit, contribuţii sociale, beneficii, perioade de plată şi ajustări. Diferenţa este importantă. SAF-P intră într-un teritoriu mai sensibil, aflat la intersecţia dintre fiscalitate, legislaţia muncii, securitate socială, timp de lucru, mobilitate internaţională şi politici de HR. Într-o formulare simplă, SAF-T întreabă: „poţi explica datele tale contabile?”. SAF-P ar întreba: „poţi explica datele tale salariale?”.

La nivel internaţional, SAF-P nu a avut aceeaşi traiectorie de adopţie ca SAF-T. Există ca standard OCDE şi ca model de referinţă, dar nu există, în prezent, o hartă amplă de implementări naţionale oficiale în forma exactă a standardului. În schimb, multe state şi-au construit propriile sisteme de raportare salarială digitală: Australia utilizează „Single Touch Payroll”, Marea Britanie are „Real Time Information” pentru PAYE, iar Noua Zeelandă utilizează „Payday Filing”. Aceste sisteme nu se numesc SAF-P, dar transmit acelaşi mesaj: payroll-ul devine o sursă de date aproape în timp real pentru autorităţi.

Şi România are deja suficiente exemple locale care arată direcţia. Declaraţia 112 colectează lunar informaţii despre impozitul pe venit şi contribuţiile sociale. REGES conţine date esenţiale despre contractele de muncă. SAF-T, e-Factura şi e-Transport extind logica datelor structurate către alte zone ale economiei. Privite împreună, aceste sisteme arată că statul îşi construieşte treptat o capacitate mai mare de a corela informaţii din surse multiple.

Aici începe partea cu adevărat importantă pentru companii. Payroll-ul nu este niciodată doar un calcul lunar de salarii. În multe organizaţii, problema nu este că payroll-ul nu funcţionează, ci că funcţionează în prea multe locuri diferite: un sistem pentru pontaj, altul pentru HR, altul pentru payroll şi altul pentru contabilitate. Întrebarea critică rămâne aceeaşi: contractul, pontajul, statul de plată, Declaraţia 112, contabilitatea, politicile de beneficii şi documentele justificative spun aceeaşi poveste?

SAF-T a arătat că diferenţele mici, tolerate ani de zile în sisteme, devin vizibile atunci când datele sunt extrase standardizat. Într-un scenariu de tip SAF-P, vulnerabilităţile ar apărea în altă zonă, dar cu aceeaşi claritate: codificarea beneficiilor, tratamentul indemnizaţiilor, calculul contribuţiilor, veniturile angajaţilor mobili, corelarea absenţelor cu salariul şi reconcilierea cu financiarul.

De aceea, SAF-P nu ar trebui privit ca o discuţie despre un fişier tehnic. Este, mai degrabă, o discuţie despre guvernanţa datelor de personal şi payroll: cine deţine datele, cine le validează, cine decide tratamentul fiscal al beneficiilor şi cine poate explica rapid o diferenţă atunci când autoritatea o identifică înaintea companiei.

Discuţia se leagă firesc şi de parcursul României către OCDE. Acest proces nu este doar un exerciţiu diplomatic sau de imagine, ci un proiect strategic de modernizare, cu impact asupra încrederii investitorilor, accesului la capital şi calităţii reformelor publice. Or, OCDE înseamnă tocmai politici publice bazate pe date, instituţii care pot măsura şi compara, reguli mai predictibile şi o administraţie care lucrează cu informaţii mai bune.

Pentru CFO, mesajul este simplu: payroll-ul trebuie inclus în agenda de control financiar şi de risc. Costurile salariale sunt printre cele mai mari costuri ale unei organizaţii, iar datele asociate lor au impact direct în contabilitate, cash flow, bugete şi controale interne.

Pentru tax manager, SAF-P este un semnal timpuriu că zona taxelor salariale va depinde tot mai mult de calitatea datelor. Nu va mai fi suficientă interpretarea corectă a legii. Va conta dacă interpretarea se reflectă corect în coduri, reguli de sistem, tratamente automate, documentaţie şi raportări recurente.

Pentru directorul de HR, concluzia este poate cea mai directă: digitalizarea fiscală ajunge inevitabil şi în zona oamenilor. Datele de HR nu mai sunt doar administrative. Ele devin date de conformare, date de risc şi date care influenţează experienţa angajaţilor. O politică de beneficii bine intenţionată, dar prost codificată în payroll, poate crea expuneri fiscale. Un model de lucru flexibil, dar insuficient documentat, poate ridica întrebări privind taxarea, contribuţiile sociale sau dreptul muncii.

Poate că România nu va implementa SAF-P sub această denumire. Poate va continua să dezvolte raportări locale, integrate treptat, în jurul sistemelor deja existente. Dar direcţia este greu de ignorat. După contabilitate, facturare şi transporturi, payroll-ul este una dintre zonele în care autorităţile vor cere, probabil, mai multă transparenţă digitală.

Cred că aceasta este întrebarea pe care merită să o punem înainte să apară o nouă declaraţie, nu după. Pentru CFO, tax manager şi directorul HR, pregătirea nu înseamnă să anticipeze numele viitoarei raportări, ci să se uite onest la calitatea datelor, la controalele interne şi la felul în care HR, payroll, financiar şi tax lucrează împreună.