Ce amenzi riscă firmele care trimit angajaţi în UE fără formularul A1

În 2023, aproape 90.000 de persoane din România au primit formularul A1 (echivalentul a circa 1,1% din totalul angajaţilor) - dovada că rămân asigurate în România când muncesc temporar în alt stat UE/SEE/Elveţia.

A1 este cerut frecvent la controale în domenii precum construcţii, transport rutier şi servicii tehnice (montaj, mentenanţă, instalaţii). Lipsa acestui document poate aduce amenzi între câteva sute şi sute de mii de euro, atât pentru compania din România, cât şi - în unele cazuri - pentru firma parteneră din ţara unde are loc activitatea.

Când este necesar formularul A1, exemple frecvente:

un şofer care transportă marfă din România în Germania;

angajaţii unei firme de construcţii din România care ridică o casă în Franţa;

un inginer IT trimis de o multinaţională din Bucureşti să implementeze o soluţie software la sediul clientului din Spania;

un ghid turistic care însoţeşte turişti români într-un circuit de o săptămână prin vestul Europei;

un tehnician de service trimis pentru montaj sau reparaţii la un client din Italia;

un consultant sau expert financiar care face un audit la un client din Belgia.

În toate aceste cazuri, formularul A1 trebuie obţinut înainte de plecare de la Casa Naţională de Pensii Publice şi prezentat la cererea autorităţilor din ţara gazdă.

Cât de mari pot fi amenzile

Minimul întâlnit - în Italia, lipsa declaraţiei iniţiale duce la amenzi de la 180 la 600 de euro per angajat, iar lipsa documentelor (inclusiv A1) poate costa între 600 şi 3.600 de euro.

Maximul întâlnit - în Spania şi Germania, amenzile pot urca până la 500.000 de euro sau chiar peste 900.000 de euro pentru încălcări majore şi repetate.

Cine plăteşte? În general, compania din România este sancţionată. În Franţa, însă, dacă A1 lipseşte, amenda poate fi aplicată şi beneficiarului local care primeşte lucrătorii.

Formularul A1 arată doar ce legislaţie de asigurări sociale se aplică. Nu înlocuieşte celelalte obligaţii locale (notificări în registrele de muncă, regulile privind remuneraţia / timpul de lucru, păstrarea documentelor la locul muncii). Amenzile de mai jos vizează adesea chiar aceste obligaţii.

Amenzi & termene

ŢarăCe se verifică la controlAmenzi orientativeDacă lipseşte A1

AustriaNotificarea prealabilă şi documentele salariale (inclusiv A1)până la euro20.000 (documente), euro40.000 recidivă; sub-remunerare gravă: > euro100.000Uneori se acceptă dovezi provizorii (ex: dovada depunerii dosarului pentru obţinerea A1)

BelgiaDeclaraţia LIMOSA, alte documente (inclusiv A1)încadrări „nivel 4”: frecvent mii sau zeci de mii euro per lucrător (administrativ / penal)În transport, trimitere ulterioară prin IMI în maximum 8 săptămâni

FranţaPrezentarea A1 la cererepenalitate fixă per lucrător (euro3.925 în 2025)Dacă la data controlului se prezintă dovada depunerii dosarului → 2 luni pentru a prezenta A1

GermaniaNotificarea începerii activităţii, dacă se respectă salariul minim, alte documente la cererepână la euro500.000 (încălcări majore); până la euro30.000 (celelalte încălcări)De obicei se acceptă trimitere ulterioară; dacă nu dovediţi, se pot cere contribuţii în Germania

ItaliaDeclaraţia prealabilă, dacă există un reprezentant, dosar în italiană (incl. A1)euro180-euro600 (declaraţia iniţială), euro2.400-euro7.200 (referent), euro600-euro3.600 (lipsa unor documente)Se acordă termen ulterior; neprezentarea documentelor la timp → amendă

OlandaNotificarea prealabilă şi documentele salariale (inclusiv A1)euro1.500-euro4.500 (notificare), euro8.000 (documente lipsă)Amendă

SpaniaNotificări / documente; respectarea drepturilor minimeeuro2.451-euro49.180 (grave), euro49.181-euro983.736 (foarte grave)De regulă se solicită completări

SuediaNotificare detaşare + persoană de contactSEK 20.000 per abatere (pot exista mai multe taxe)Termen stabilit în decizie; neconformare → amendă

Austria

Se solicită prezentarea notificării prealabile şi a documentelor salariale (A1 este listat între documentele de asigurări sociale). Amenzile pentru lipsa documentelor pot ajunge la zeci de mii de euro. Pentru plata sub nivelul salariului minim, sancţiunile pot trece de euro100.000.

Belgia

Este obligatorie notificarea prealabilă şi păstrarea documentelor la faţa locului (unde A1 este cerut frecvent). Pentru încălcări grave, amenzile ajung la mii sau chiar zeci de mii de euro per lucrător. În transport, documentele pot fi transmise ulterior prin platforma europeană, într-un termen scurt.

Franţa

Dacă nu este prezentat A1 la data controlului, dar există dovada că s-a depus o cerere pentru obţinerea acestuia, se acordă un termen de 2 luni pentru a prezenta formularul A1. În caz contrar, se aplică o penalitate fixă per lucrător (egală cu euro3.925 în 2025).

Germania

La control se verifică în principal notificările şi respectarea salariului minim. Dacă nu este prezentat A1, autorităţile pot solicita plata contribuţiilor în Germania şi aplica amenzi de până la euro30.000 sau euro500.000 (pentru încălcări majore ale legislaţiei aplicabile).

Italia

Trebuie depusă declaraţia prealabilă, desemnat un reprezentant local şi păstrat dosarul (în italiană) - inclusiv A1. Amenzile sunt pentru fiecare obligaţie, per lucrător (de la euro180-euro600 pentru lipsa declaraţiei, până la euro2.400-euro7.200 pentru nedezmnarea unui referent şi euro600-euro3.600 pentru documentele lipsă).

Olanda

Pentru lipsa notificării prealabile şi a celorlalte documente (printre care şi A1), se aplică amenzi administrative: euro1.500-euro4.500 pentru lipsa notificării şi euro8.000 pentru lipsa documentelor.

Spania

Amenzile sunt pe clase (grave / foarte grave) şi cresc rapid când lipsesc declaraţii sau documente esenţiale; plafonul maxim poate depăşi 900.000 euro.

Suedia

Este obligatorie notificarea detaşării şi desemnarea unei persoane de contact; dacă nu se remediază în termen, se aplică o taxă de penalitate standard (SEK 20.000 per abatere).