Topul greşelilor pe care le fac antreprenorii în propriile firme: de la forma juridică la decapitalizare

Alegerea formei juridice şi înţelegerea corectă a obligaţiilor fiscale reprezintă unele dintre cele mai frecvente provocări pentru antreprenori, iar erorile în aceste domenii pot genera costuri semnificative şi riscuri în relaţia cu autorităţile fiscale, potrivit unei analize realizate de Cosmin Dumitraşcu, fondator al ABS Group România, remise redacţiei. Acesta evidenţiază principalele greşeli întâlnite în practică, de la alegerea incorectă a formei juridice şi necunoaşterea regimului TVA, până la gestionarea defectuoasă a banilor firmei şi ignorarea obligaţiilor legale, subliniind că lipsa de informare şi documentare rămâne cauza principală a acestor probleme, conform aceleiaşi surse.

„Forma juridică pe care o alegi ca antreprenor este foarte importantă atunci când desfăşori activitatea. În funcţie de ea plăteşti taxele şi impozitele. Cosmin Dumitraşcu, antreprenor, expert contabil, fondator ABS Group România, a făcut un top al celor mai frecvente greşeli.

"Greşelile nu sunt făcute neapărat rău intenţionat, ci din lipsă de documentare sau se merge pe premisa că „merge şi aşa”. Fiscul s-a digitalizat, are acces la date aproape în timp real, aşa că orice greşeală se poate transforma în costuri şi stres”, spune Dumitraşcu.

1. Nu îşi aleg corect forma juridică şi nu cunosc nici ce reprezintă TVA-ul

În multe cazuri, antreprenorii nu ştiu să aleagă dacă să înfiinţeze SRL sau PFA, iar de cele mai multe ori aleg la întâmplare sau mergând pe sfatul unui prieten.

De exemplu, aceştia aleg să înfiinţeze o formă comercială fără să consulte un expert contabil sau consultant fiscal şi află ulterior cu stupoare că nu au ales bine şi că vor avea de plată enorm.

"De multe ori, greşeala nu se opreşte aici şi se lovesc de TVA, în sensul că ei nu cunosc când este musai să fii plătitor de TVA şi care este plafonul aferent. Asta şi în condiţiile în care, mai nou, trebuie să te înregistrezi ca plătitor de TVA la data atingerii sau depăşirii plafonului. Ar fi de preferat înainte, cel târziu imediat după depăşirea acestuia”, afirmă Cosmin Dumitraşcu.

De asemenea, spune el, antreprenorii nu ştiu când este rentabil să aplice mecanismul de TVA la încasare versus TVA la facturare.

Înainte de a deschide o formă juridică, ar trebui să solicite o analiză fiscală comparativă în acest sens.

2. Banii firmei sunt banii mei: gândire distorsionată

Mulţi antreprenori confundă patrimoniul firmei cu buzunarul propriu, tratând banii şi bunurile firmei ca fiind personale, efectuând plăţi din contul firmei pentru cheltuieli personale, retrageri de numerar nejustificate, facturi fictive sau supraevaluate pentru servicii care nu există.

Riscurile de reclasificare sunt majore (reclasificare în impozit de 16% plus dobânzi şi penalităţi) la un eventual control ANAF, mai ales de când s-a implementat SAF-T.

3. Nu cunosc ce obligaţii au din punct de vedere fiscal

Extrem de mulţi antreprenori consideră că dacă firma nu are venituri, practic nu au nicio obligaţie către organul fiscal.

O companie fără activitate are obligaţii:

- dacă nu s-a întreprins nimic de la înfiinţare până în prezent, trebuie depusă declaraţia de inactivitate, precum şi declaraţii pe zero cu privire la impozitul ales;

- dacă s-a întreprins activitate, există obligaţia întocmirii contabilităţii;

- depunerea situaţiilor financiare anuale, respectiv a declaraţiilor trimestriale sau lunare

Nerespectarea celor de mai sus poate conduce la amenzi din partea organului fiscal.

„Dacă nu mai faci nimic cu o firmă, măcar suspend-o. Nu mai achiţi nici servicii contabile, iar singurele obligaţii către ANAF rămân situaţiile financiare anuale de depus”, explică fondatorul ABS Group România.

4. Nu cunosc ce pot deduce şi ce nu pe PFA/SRL, adică ce să cheltuiască

O greşeală pe care foarte mulţi o fac, care în primă instanţă nu pare scumpă, însă pe termen lung devine costisitoare, este legată de ce poţi deduce.

"Codul Fiscal este conceput în aşa fel încât să vină şi cu deduceri fiscale, nu doar cu taxe şi impozite. O cheltuială o poţi efectua din companie dacă are legătură cu scopul activităţii economice. Am văzut foarte multe cazuri cu antreprenori care cheltuiau din banii proprii facturi pentru SRL/PFA, neştiind că pot plăti acele bunuri/servicii din conturile acestora. Faptul că nu cunosc ce pot deconta pe firmă/PFA, pe termen lung îi costă foarte mult la taxe şi impozite”, explică Cosmin Dumitraşcu.

De exemplu, în loc să crească salariul angajatului în bani (taxe peste 40%), pot utiliza adăugarea ca beneficiu un abonament medical, tichetele de masă, abonamente sportive, cursuri de formare profesională, cheltuieli cu vehiculele, parte din chirie, educaţia timpurie etc.

5. Decapitalizarea firmei prin distribuirea haotică de dividende

Dividendele reprezintă cel mai la îndemână mod de a retrage bani dintr-o firmă, chiar şi cu impozitarea mărită la 16% din 2026.

În contextul problematic al activului net contabil, recomandarea este o analiză amănunţită înainte de a distribui sume foarte mari de bani, pentru că există risc de decapitalizare.

6. Ignorarea legislaţiei muncii

Angajarea unui om, modificările salariale, funcţiile, programul de lucru, orele suplimentare sau de noapte, toate trebuie declarate şi actualizate în termen şi în concordanţă cu Legea 53/2003 - Codul Muncii.

7. Nu au contracte clare cu clienţii şi furnizorii lor

Înţelegerea verbală este, de multe ori, poate cel mai scump acord de afaceri din România.

Fără reglementări contractuale clare şi asumate printr-un contract scris clar, orice dispută cu un client sau furnizor poate deveni un calvar juridic.

Practic, nu se pot dovedi detaliile agreate, termenele de plată stabilite, prestarea sau livrarea întârziată a unui produs, precum şi cine suportă pagubele şi riscurile.”