Mobilitatea internaţională - UE vrea mai puţină improvizaţie şi mai multă planificare. Ce se schimbă?

Mobilitatea internaţională a devenit de mult timp o realitate de zi cu zi pentru multe companii.

Angajaţii participă la întâlniri şi proiecte în alte state membre, sunt detaşaţi temporar în străinătate sau lucrează în mod obişnuit în două sau mai multe ţări. În acest context, certificatul A1 este deja un element familiar, fiind documentul care confirmă statul în care sunt datorate contribuţiile sociale.

Cu toate acestea, în practică, formalităţile nu ţin întotdeauna pasul cu mobilitatea. De multe ori, obţinerea certificatului A1 are loc după începerea activităţii în străinătate, iar interpretarea obligaţiilor şi procesul de obţinere a certificatului variază de la o ţară la alta.

În România, acest proces este adesea perceput ca dificil de adaptat la nevoile operaţionale ale companiilor, in special în cazul deplasărilor de scurtă durată, care necesită reacţii rapide şi un grad ridicat de flexibilitate.

Aceste provocări s-au dorit să fie în centrul reformei Regulamentelor europene privind coordonarea sistemelor de securitate socială, aprobată de Parlamentul European în iulie 2026.

Principiile de bază rămân în mare parte neschimbate, însă accentul se doreşte mutat către o aplicare mai riguroasă şi mai uniformă la nivelul statelor membre, precum şi către prevenirea utilizării abuzive a regulilor existente.

Au apărut o serie de noutăţi care ar putea avea un impact major atât pentru angajatori, cât şi pentru angajaţi.

Mai mult accent pe formalităţi înainte de deplasare

Noile reguli impun obligaţia pregătirii documentaţiei pentru obţinerea certificatului A1 înaintea începerii deplasării. În acest context, este prevăzut un mecanism care va permite confirmarea depunerii cererii până la emiterea certificatului propriu-zis, cu intenţia de a facilita gestionarea situaţiilor în care documentul nu este disponibil imediat.

Acest lucru marchează trecerea de la o abordare reactivă la una preventivă, în care conformarea trebuie asigurată încă din faza de planificare a mobilităţii.

Condiţii mai stricte pentru detaşare

Una dintre modificările cu impact direct este introducerea explicită a unei perioade minime de afiliere de 3 luni la sistemul de securitate socială înainte de detaşare.

Având în vedere că afilierea de minimum o lună, de care se ţinea cont până acum, nu reprezenta decât o recomandare, o astfel de reglementare clară limitează în mod evident posibilitatea detaşării imediate a persoanelor nou-angajate şi, în consecinţă, va necesita o planificare mai atentă a resurselor umane.

Limitarea detaşărilor succesive

Dacă anterior recomandarea era de a avea o pauză minimă de o lună între detaşări de 24 de luni, în situaţiile în care activitatea era desfăşurată în acelaşi stat membru pentru perioade extinse, noile reguli introduc o pauză de cel puţin două luni.

Această măsură urmăreşte să reducă situaţiile în care detaşările succesive sunt utilizate pentru a acoperi activităţi din acelaşi stat care, în realitate, au un caracter permanent.

Reguli noi pentru deplasările de scurtă durată

Noile reguli aduc modificări aşteptate de mediul de afaceri. Sunt reglementate explicit anumite deplasări de afaceri de scurtă durată (maximum trei zile consecutive într-o perioadă de 30 de zile), precum participarea la întâlniri, conferinţe sau programe de formare, pentru care nu mai există obligaţia obţinerii certificatului A1. Excepţia nu se aplică însă activităţilor care implică prestarea de servicii sau livrarea de bunuri, precum şi activităţilor din sectorul construcţiilor, chiar dacă acestea au o durată redusă.

Deşi eliminarea obligaţiei de a obţine certificatul A1 poate părea, la prima vedere, o simplificare binevenită, aceasta vine la pachet cu o responsabilitate mai mare pentru angajatori şi angajaţi.

Companiile vor trebui să monitorizeze şi să documenteze cu atenţie atât scopul, cât şi durata deplasării, astfel încât să poată demonstra că deplasarea nu reprezintă o prestare de servicii şi să susţină aplicarea excepţiei în eventualitatea unui control.

Reguli mai clare pentru situaţiile de pluriactivitate

Certificatul A1 pentru situaţiile în care activitatea se desfăşoară în mai multe state va putea fi emis pentru o perioadă de până la 24 de luni, cu posibilitatea prelungirii. Actualmente, multe state îl emit pentru o perioadă de 12 luni.

Sunt revizuite criteriile pentru determinarea statului de rezidenţă al „angajatorului”. De asemenea, testul privind desfăşurarea unei părţi semnificative a activităţii în statul de rezidenţă (pragul de 25%) va fi calculat diferit, urmând să fie luat în considerare timpul de lucru desfăşurat la nivel global, inclusiv zilele lucrate în afara Uniunii Europene. Se doreşte ca noul cadru să contribuie la o aplicare mai uniformă a acestora la nivelul statelor membre.

Ce înseamnă concret pentru angajatori?

Deşi nu schimbă fundamental arhitectura regulilor existente, reforma modifică semnificativ modul în care acestea trebuie aplicate. Pentru angajatori, implicaţiile sunt clare:

-mobilitatea internaţională necesită o atenţie sporită şi o planificare mai riguroasă

-detaşările succesive devin mai dificil de utilizat ca soluţie operaţională

-formalităţile trebuie gestionate înainte de începerea activităţii

-riscurile de neconformare cresc.

Pe scurt, dacă până acum anumite aspecte puteau fi clarificate ulterior, noul mesaj este unul ferm: analiza şi documentarea trebuie să preceadă deplasarea, nu să o urmeze.

Ce urmează?

Momentul aplicării va depinde de finalizarea procesului legislativ şi de publicarea oficială în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, precum şi de eventualele dispoziţii tranzitorii incluse. Este important să urmărim evoluţia şi să vedem forma finală după publicarea textului, precum şi calendarul de implementare. Până atunci, direcţia dorită este clară: mai puţină flexibilitate informală şi mai multă predictibilitate, bazată pe reguli explicite şi aplicate uniform la nivelul Uniunii Europene.

Autori: Stela Andrei, Partener, People Advisory Services, EY România

Dorina Marcu, Manager, People Advisory Services, EY România